Jouw missie in de job

Als directieassistent ben je de organisatorische rechterhand van de directeur of topmanager. Je puzzelt zijn of haar programma en planning perfect in elkaar. En je jongleert met uiteenlopende administratieve en organisatorische taken.

Jouw opdrachten

Je regelt alles van a tot z voor de directeur.

  • Je stemt afspraken en activiteiten op elkaar af en zorgt voor evenwicht in de agenda en planning van de directeur.
  • Je bent het aanspreekpunt voor de directeur en je staat in voor de interactie met alle betrokken medewerkers, samenwerkingspartners, klanten, interne en externe contacten, ook via digitale communicatietools en platformen.
  • Je regisseert verschillende administratieve en secretariaatstaken, zoals:
    • telefoons en e-mails beantwoorden;
    • afspraken vastleggen en online communicatie verzorgen;
    • afspraken en vergaderingen voorbereiden;
    • informatie, data en documenten opzoeken, verzamelen en laten circuleren tussen diverse betrokkenen en via diverse digitale tools en platformen;
    • dossiers samenstellen en aandachtspunten aangeven;
    • dashboardgegevens en overige relevante data actueel houden, rapporteringen en presentaties voorbereiden;
    • interne vergaderingen notuleren en gemaakte afspraken opvolgen.
  • Je gaat discreet om met vertrouwelijke opdrachten en geeft jouw advies als klankbord voor de directeur.
  • Je houdt het overzicht op alle ontwikkelingen en beslissingen binnen jouw afdeling. Je verzorgt de follow-up, brengt verslag uit, detecteert en signaleert aandachtspunten.
  • Je regelt jouw taken van a tot z op administratief, organisatorisch én logistiek vlak. In jouw functie voer je diverse taken uit zoals: evenementen, vergaderingen en zakenreizen organiseren, kantoormateriaal bestellen, budgetten en onkosten opvolgen, enz.
  • Je beheert bepaalde administratieve processen en inhoudelijk dossiers binnen de afdeling – of binnen de verzekeringsonderneming.
  • Indien nodig begeleid je collega’s bij hun administratieve verantwoordelijkheden – zoals administratief bedienden of persoonlijke assistenten.

Jouw competenties

Als directieassistent ben je een sterke communicator en multitasker.

  • Je blinkt uit in officemanagement:
    • Je plant en organiseert.
    • Je zorgt voor een piekfijne en accurate administratie en beheer van toegewezen topics en inhoudelijke dossiers.
    • Je communiceert klantgericht met diverse partners en stakeholders, ook via digitale communicatietools en -platformen.
    • Je verwerkt een veelheid aan informatie, data en content over diverse onderwerpen op een logische en overzichtelijke wijze.
    • Je wisselt info en data uit via meerdere communicatiekanalen en -dragers.
  • Je bent betrouwbaar en discreet.
  • Je stelt heldere communicaties op en giet presentaties en managementrapporten in de juiste vorm.
  • Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Frans en je hebt een basiskennis Engels.
  • Je handelt meerdere zaken tegelijk af, met gemak en zonder –merkbare – stress.
  • Je vangt netelige situaties op, onderneemt actie en brengt de directeur op de hoogte.

Jouw doorgroeikansen

Als directieassistent kan je hoger klimmen of zijwaarts groeien.

  • Stroom door naar een andere managementondersteunende functie.
  • Groei uit tot executive-directieassistent.
  • Evolueer naar een vakinhoudelijke functie binnen de onderneming.

Jouw competenties voor een blijvende inzetbaarheid in de toekomst

  • Je beheerst meerdere talen.
  • Je hebt sterke bureauticaskills en je bent vertrouwd met online communicatie. Je hebt ook aandacht voor de evoluties in data- en informatieverwerking binnen een toenemende gedigitaliseerde werkomgeving.
  • Je ziet eerder oplossingen dan problemen.
  • Je hebt inzicht in de werking van de verzekeringsmaatschappij, je hebt voeling met de business en begrijpt dashboardgegevens en managementinformatie.

Persoonlijke doeltreffendheid en veranderingszin zijn een must voor de toekomst. Dat betekent dat je:

  • graag zelfstandig werkt en tegelijk een teamspeler bent, ook in een digitale, online werkomgeving;
  • open staat voor feedback en je aandacht hebt voor je persoonlijke groei en inzetbaarheid;
  • open staat voor nieuwe zaken, leergiering bent en digitale ontwikkelingen omarmt;
  • veerkrachtig blijft en persoonlijk in balans in een verzekeringswereld in volle transformatie;
  • de creativiteit waardeert van een multiculturele en intergenerationele werksetting.

Learn and Evolve – met Fopas

Is de verzekeringswereld jouw ding? Lees en leer er dan meer over op onze websites. Volg de trends op via Observo en consulteer het leerprogramma van Fopas. Zo blijf je continu op de hoogte van de sector.

Een toffe werkplaats? Kwestie van vrienden!

Volgens Lifeboat, een organisatie die de ‘wetenschap vriendschap’ onderzoekt, is het hebben van vrienden op de werkplek cruciaal: Hoe ouder de medewerker (> 50 jaar) hoe groter de kans enkele goede vrienden te hebben op de werkplaats Het is vooral de kwaliteit...
Read More

Take care of your digital life! Nu met het Fopas programma

‘Digital life’ beleven we samen  – zowel in de job als privé Voor beginners en voor allen die al digitale stappen zetten. Blijf bij! Inspiratie vind je in het Programma van Fopas.   Leerdomein Categorie Competentie (# leervormen)...
Read More

De informatie-professional, een job van de toekomst, of een kerncompetentie voor de meesten van ons?

De competentie om relevante informatie te verzamelen, te verwerken en te presenteren is in een toenemend aantal jobs een verwachting, en zelfs een vereiste. Hoe kan deze kerncompetentie ‘verzamelen, verwerken en presenteren van data’ aangeleerd, onderhouden...
Read More

l’Observatoire de l’Evolution des Métiers de l’Assurance en France (Observatorium van de evolutie van de beroepen in de verzekeringssector)

Werd opgericht in 1996. Haar missie bestaat erin te informeren over factoren die kunnen maken dat functies naar de toekomst toe wijzigen. Op die manier kan de verzekeringssector tijdig handelen naar competenties en opleidingsbehoeften toe. Publiceert jaarlijks...
Read More

Digitale competenties – aanbod Fopas

Uw digitale competenties scherp stellen? Doe beroep op Fopas voor:   Schrijven voor online media Lezen en schrijven op het scherm Social Media: get up to date Slimme internet-tools Focus op Google, Linkedin, … Concentratie en efficiëntie bij...
Read More

Hoe overleven in de VUCA wereld?

De wereld waarin we leven is beweeglijker,  er zijn minder zekerheden, is complexer en minder éénduidig dan vroeger. Dit wordt ook wel aangeduid als VUCA (een militaire term), wat staat voor de eerste letters van deze begrippen. Om in de VUCA wereld te overleven...
Read More

Sector Study – Verzekerd op weg naar 2020

Voorstelling/Présentation Rapport – Sector Studie/Etude Sectorielle 2012 (611 downloads) First steps towards Future 2020 – Fopas Event 22/01/2013 Next-steps-Fopas from 2013…
Read More

Muhammed: Bijstandsverlener (bij een Bijstandsverzekeraar) for Fopas Observo

Meer lezen over de job Bijstandsverlener (bij een Bijstandsverzekeraar): missie en opdrachten, competenties nu en in de toekomst, doorgroeimogelijkheden
Read More

Prospectiebarometer Verzekeringen 2015 – 2020 (Frankrijk)

In Frankrijk maakt het Observatoire de l’évolution des métiers de l’assurance (Observatorium van de evolutie van de beroepen in de verzekeringssector) grondige analyses van alles wat leeft en beweegt in de bedrijven van de sector en in hun omgeving. Er worden 7...
Read More

Digitale transformatie in Verzekeringen

De digitale IT ontwikkelingen en nieuwe niche spelers (FinTech) zullen de financiële sector veranderen. De banken, de verzekeringen zoals we die nu kennen, zullen niet gespaard blijven. Dergelijke evoluties kennen we al vanuit andere sectoren. Een voorbeeld zijn...
Read More